Earned Value Management (EVM) - Grundlagen
EVM bedeutet den Projektfortschritt eines Projektes zu bemessen und zu bewerten. Dabei erfogt die Bewertung hinsichtlich der Kosten, der Zeit und der Leistung im Vergleich zu den vorgegebenen Zielen (Lastenheft, Spezifikation, Scope of Work).
Anmerkung: Die nachfolgenden Arbeitsschritte und Aufgaben sind jedem Projektleiter gut bekannt, entscheidend ist aber, wie strukturiert, formalisiert und nach welchen Methoden man sie ausführt.
Die wesentlichen Arbeitsschritte beim Earned Value Management sind:
- Strukturierte Definition der notwendigen Arbeiten
- Festlegung der Verantwortlichkeiten für diese definierten Arbeiten
- Budget- und Zeitplanfestlegung, um die Baseline zu definieren
- Leistungsbemessung festlegen und durchführen
- Abweichungen ermitteln und Prognosen berechnen
- Korrektive Massnahmen ermitteln und durchführen
Strukturierte Definition der notwendigen Arbeiten
Die hierarchische Aufteilung der Zielsetzungen des Projektes in möglichst kleine, nachvollziehbare Einheiten, nämlich der Arbeits-pakete, ist der Projektstrukturplan (PSP). Der Projektstrukturplan ist der zentrale Mittelpunkt für das Earned Value Management.
Auf der Ebene dieser definierten Arbeitspakete finden alle nachfolgenden Tätigkeiten statt, die selbstverständlich immer auf die Projektebene kummuliert werden.
Festlegung der Verantwortlichkeiten für diese definierten Arbeiten
Für jedes Arbeitspaket in dem Projektstrukturplan muß ein Verantwortlicher aus der Firmenorganisation benannt werden.
Budget- und Zeitplanfestlegung, um die Baseline zu definieren
Dieser Planungsprozess dient dazu, die Budgets und den zeitlichen Ablauf für das jeweilge Arbeitspaket zu definieren (Baseline). Kummuliert muss natürlich das Gesamtbudget und der Rahmenzeitplan eingehalten werden.
Leistungsbemessung festlegen und durchführen
Es gibt mehrere Wege die Leistung zu definieren und zu messen, die als Earned Value Techniken bekannt sind. Diese Techniken reichen von geschätzten Angaben der Leistung (subjektive Technik) bis zur Bewertung von nachvollziehbaren und bewerteten Meilensteinen (objektive Technik).
Ein einfaches Beipiel soll dies erläutern: In einem Projekt gibt es ein Arbeitspaket, in dem ein Versuch stattfinden soll. Das Budget dafür beträgt 1.000 €. Die Leistungsrückmeldung (in Geld) könnte wie nachfolgend ermittelt werden:
Leistungsbemessung
Abweichungen ermitteln und Prognosen berechnen
Plan - Ist Vergleich 
Soll . Ist Vergleich
Abweichung = Plankosten - Istkosten
In unserem Beispiel
Plankosten am Ende der Periode: 900 €
Istkosten am Ende der Periode: 800 €
Damit ergibt sich eine positive Abweichung
von 100 €.
Eine rein kaufmännische Analyse würde diese Situation als sehr gut einstufen, da die Istkosten kleiner als die Plankosten sind.
Sollte das Projekt zu diesem Zeitpunkt genau im Zeitplan sein und sollten die bisher gefordeten Leistungen vollständig erfüllt sein, stimmt diese Beurteilung.
Um aber den tatsächlichen Zustand beurteilen zu können, ist es unabdingbar erforderlich, zusätzlich die bestehenden Zeitabweichungen und die tatsächlich erreichten Leistungen mit einzubeziehen.
Die Betrachtung aller dieser Elemente ist nur durch die Earned Value Management möglich, das bedeutet ein integriertes System, welches die Istkosten, die Plankosten und die erbrachten Leistungen gemeinsam bewertet.
Earned Value Management
EVM Variances
Neben den beiden Kurven Plankosten und Istkosten führt das EVM nun die Leistungskurve (Earned Value) zusätzlich ein.
Plankosten am Ende der Periode: 900 €
Istkosten am Ende der Periode: 800 €
Leistung am Ende der Periode 700 €
Bewertet wird nicht mehr nur die Abweichung der Plan- zu den Istkosten, sondern die erbrachte Leistung zu den Istkosten. Diese Betrachtung ist die Kostenabweichung. Sie zeigt an, wieviele Kosten für die entstandene Leistung angefallen waren, nämlich 100 € zuviel.
Die zweite Abweichung, die erbrachte Leistung zu den Plankosten ist die Zeitabweichung. Diese gibt in Geld an, in wie weit man sich derzeit hinter der Planung befindet, nämlich 200 €. Da in obigem Beispiel die durchschnittlichen monatlichen Plankosten ca. 100 € betragen, liegt das Projekt derzeit schon 2 Monate hinter der Planung zurück.
Prognosen
Mit der eingeführten Leistungskurve (Earned Value) ist es nun möglich Prognosen für die Kosten zum Projektende (Estimate at Completion - EAC) zu ermitteln. Das EVM kennt eine Vielzahl von Kennwerten, die am meisten verwendeten aber sind:
Optimistische Prognose: EAC = Gesamtbudget (9.500 €) + Istkosten (800 €) - Earned Value (700 €) = 9.600 €
Realistische Prognose: EAC = Gesamtbudget (9.500 €) * Istkosten (800 €) / Earned Value (700 €) = 10.800 €
Pessimistische Prognose: EAC = Gesamtbudget (9.500 €) * Plankosten (900 €) / Earned Value (700 €) = 12.200 €
Korrektive Massnahmen ermitteln und durchführen
Da die Planung, die Kostenerfassung und die Leistungsbemessung jeweils auf Arbeitspaketebene durchgeführt werden, werden damit auch die Prognosen pro Arbeitspaket ermittelt. Dadurch ist es sehr schnell möglich (Betrachtung der Meilensteine), herauszufinden, an welcher Stelle Probleme existieren. Es ist nun die Aufgabe der Projektleitung korrektive Massnahmen einzuleiten.